Gruppi & Allotment
Cos'è Gruppi & Allotment
La sezione Gruppi & Allotment gestisce le prenotazioni di gruppo — quando un'agenzia, un tour operator, un'azienda o un privato vuole riservare più camere contemporaneamente per un evento, una trasferta o un pacchetto tour.
Si distingue dalle prenotazioni normali per due motivi:
- Blocca più camere in una volta sola con un unico contratto
- Le camere sono spesso riservate con condizioni tariffarie speciali concordate in anticipo (prezzi all'ingrosso)
Contratti gruppo
Un contratto gruppo è un accordo formale tra la struttura e un organizzatore (agenzia, azienda, privato) che stabilisce:
- Quante camere e di che tipo sono riservate
- Per quali date
- A quale prezzo speciale
- Entro quando l'organizzatore deve confermare o rilasciare le camere non vendute (release date)
Quando usarlo
- Un tour operator che porta gruppi di turisti ogni settimana in estate
- Un'azienda che prenota 10 camere ogni mese per i suoi dipendenti in trasferta
- Un organizzatore di matrimoni che blocca una parte della struttura per gli invitati
- Un evento (congresso, gara sportiva) che richiede più stanze nello stesso periodo
Creare un nuovo contratto gruppo
Clicca + Nuovo gruppo e compila:
| Campo | Spiegazione |
|---|---|
| Nome gruppo | Un nome che riconosci internamente (es. "Tour Operator Rossi – Estate 2026") |
| Organizzatore | Nome del referente o dell'agenzia |
| Date | Il periodo di riferimento del blocco (es. da giugno ad agosto) |
| Camere | Quante e quali tipologie di camera riservi (es. 5 doppie + 2 singole) |
| Tariffa concordata | Il prezzo speciale per notte per camera (spesso più basso del listino) |
| Release date | Entro quando l'organizzatore deve confermare quali camere usa davvero. Passata questa data, le camere non confermate tornano disponibili sul sito |
| Politica di cancellazione | Cosa succede se il gruppo cancella: penali, tempistiche |
Filtrare i contratti per stato
Il menu Stato filtra la lista per: In corso (blocco attivo), Confermato (camere assegnate agli ospiti), Cancellato, Scaduto (release date passata).
RFP — Richieste di Preventivo
Il tab RFP (Preventivi) gestisce le richieste di preventivo che ricevi prima di firmare un contratto definitivo. Un'azienda ti scrive chiedendo "quanto costano 8 camere per 3 notti a ottobre?" — tu rispondo con un'offerta strutturata che include prezzi, condizioni e scadenza dell'offerta.
L'RFP non blocca camere: è solo uno scambio di informazioni commerciali. Solo quando l'organizzatore accetta e viene creato un contratto le camere vengono effettivamente riservate.
Come appaiono nel Planner
Le camere assegnate a un gruppo appaiono nel Planner con il colore arancio scuro (Allotment), distinto dal blu delle prenotazioni normali. Questo ti permette di vedere subito quali camere sono bloccate per gruppi e quali sono disponibili per prenotazioni individuali.
Elementi cliccabili e icone
| Elemento | Aspetto | Azione |
|---|---|---|
| + Nuovo gruppo | Pulsante in alto a destra | Apre il wizard di creazione gruppo |
| + Nuovo contratto | Pulsante in alto a destra (tab Allotment) | Apre il form contratto allotment |
| Tab Contratti | Etichetta in cima | Mostra i contratti di allotment |
| Tab RFP (Preventivi) | Etichetta in cima | Mostra le richieste di preventivo ricevute |
| Menu Stato ▼ | Menu a tendina filtro | Filtra per In corso / Confermato / Cancellato / Scaduto |
| Riga contratto | Riquadro nella lista | Click → apre il dettaglio del contratto (camere, ospiti, date) |
| ✏️ Matita (riga) | Icona a destra di ogni riga | Modifica i dati del contratto |
| 🗑️ Cestino (riga) | Icona a destra di ogni riga | Elimina il contratto (chiede conferma) |
| Barra arancio scuro nel Planner | Cella arancione nella griglia del Planner | Click → apre il dettaglio del gruppo/allotment |
| Riga RFP | Riquadro nella lista RFP | Click → apre la richiesta di preventivo e il form di risposta |
| Rispondi | Pulsante nel dettaglio RFP | Apre il form per inviare l'offerta all'agenzia |